複製貼上

上班族每天都在跟時間賽跑,早上趕公車捷運上班時間趕代辦事項,怎樣才能有效率地完成每天的工作?好好地跟自己獨處?

這些問題每天都浮現在朝九晚五的上班族腦裡,其實Office默默地在我們的日常中扮演「輔助者」角色。它不單單只有「複製貼上」的功能而已,以下這一招只是你未曾發現,其實它一直都在。

最熟悉的陌生人「EXCEL」

不管是不是上班族,只要有在用電腦做報告做事情的人,其實都對表格化的「EXCEL」不陌生吧!可偏偏眾多人都覺得它是Office中最難活用的軟體,大家都說:「感覺EXCEL很好用耶!但我只會複製貼上或自動加總而已,什麼樞紐什麼公式我都不會,羨慕可以活用EXCEL的人!一定很省時又省力!」如果你只會複製貼上,那至少學學這招吧!別再羨慕了!

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「Ctrl+E」快捷鍵讓你省時又省力

這組快捷鍵是在Office 2013年版本之後所推出的新功能,運用的方式也非常多元且廣泛,能夠幫助使用者快速合併、拆解資料等,尤其如果是從事key in 資料的工作,學會這組快速鍵絕對讓你事半功倍。

1. 快速分解:首先在 B2、C2 儲存格中填入想要拆分的內容,接著按下「Ctrl+E」,系統就會自動辨認並填入之後的內容。

 

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2. 有分解就有合併:舉一反三,在 A2 儲存格中填入想要合併的內容後,按下「Ctrl+E」系統就會自動幫你補上之後的內容了!

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3.更改格式:這就是換個方式表達資料中的內容,如同下圖的例子,將電話號碼的格式從「括號」改成「破折號」,在 C2 儲存格中填入新的格式內容,接著按「Ctrl+E」讓系統自動辨認並填充之後的內容。

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4. 添加符號:個資法猖狂,不管是電話號碼還是個人身分證字號,在key in資料時,常常需要用xxx來代替,這時候可以用「Ctrl+E」來完成,就不用一筆一筆慢慢打。

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5. 更改文字:想要快速更改整行的文字格式,也可以在 B2 儲存格中輸入新的格式後,用「Ctrl+E」讓系統將其餘的內容進行修改。

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光這招就可以省下很多時間成本,讓工作上的代辦事項事半功倍是大家所樂見的,這些省下的時間不管是運用在其他公事、私事上都能「幫助自己」得到更寬闊的自我時間,時間無價生命可貴啊!

溫馨提醒:此快速鍵概念,主要是透過比較資料的關係給使用者需要的填充規則,也就是說,提供越多資料電腦自動判斷填充越準確。

圖片來源:網路/GOOGLE
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